Keď posielate e-maily s ponukami firemnej spolupráce, je nevyhnutné zabezpečiť, aby vaša komunikácia neskončila v spamovom koši. Pred časom sme sami dostali takýto email, ktorý skončil v našej spamovej zložke. Aby sme pomohli odosielateľovi zlepšiť doručiteľnosť jeho emailov, odporučili sme mu niekoľko kľúčových krokov. Nižšie sú podrobne rozpracované tipy, aby ste sa aj vy vyhli podobným problémom a vaše ponukové emaily nekončili v spame.

1. Vylepšenie predmetu a obsahu emailu

Jednou z najčastejších príčin označenia emailu ako spam je nekvalitný alebo príliš všeobecný predmet správy. Použitie konkrétneho a personalizovaného predmetu môže výrazne zlepšiť doručiteľnosť vášho emailu. Predmety ako „Ponuka spolupráce“ sú často ignorované alebo rovno považované za spam.

Riešenie: Skúste byť konkrétnejší, napríklad: „Ponuka jazykových korektúr pre sparetime“, kde sú zohľadnené konkrétne potreby a meno príjemcu.

2. Výber správnej emailovej adresy odosielateľa

Profesionálne dojmy začínajú už pri zadaní emailovej adresy. Používajte profesionálnu adresu z domény vášho businessu, napríklad hello@sparetime.sk. Vyhýbajte sa bezplatným službám ako Gmail alebo Yahoo, ktoré môžu budovať dojem nižšej legitímnosti a častejšie skončia v spamových filtroch.

Riešenie: Ak to myslíte s podnikaním vážne, zaobstarajte si doménu pre svoju firmu alebo podnikanie a ponukové emaily posielajte z nej. Doménu si viete zakúpiť napríklad cez WebSupport, alebo HostCreators

3. Prílohy: Áno alebo nie?

Mnohé filtrovacie nástroje označia emaily s prílohami od neznámych odosielateľov ako potenciálny spam. Prílohy, ktoré môžu obsahovať malware, sú automaticky podozrivé. Preto sa odporúča nepripájať prílohy!

Riešenie: Namiesto prikladania príloh skúste odkazovať na potrebné dokumenty online. Napríklad môžete poskytnúť odkaz na váš LinkedIn profil alebo webovú stránku firmy.

4. Nastavenia ochrany emailu: SPF, DKIM a DMARC

Technické nastavenia vašej emailovej komunikácie sú rovnako dôležité. **SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) a DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)** sú protokoly, ktoré pomáhajú autentifikovať váš email a zvyšujú pravdepodobnosť jeho úspešného doručenia.

Riešenie: Uistite sa, že tieto nastavenia sú správne implementované u vášho poskytovateľa emailových služieb. Tento tip je síce trochu technický, ale s trochou Googlenia to zvládnete aj sami. (Prípadne ak už máte doménu napríklad na WebSupport-e, nastavenia viete vykonať takto)

SPF (Sender Policy Framework)

SPF identifikuje servery, ktoré majú oprávnenie odosielať emaily za vašu doménu. Ak SPF záznam nie je správne nastavený, môžu byť vaše emaily označené ako nezabezpečené a potenciálne spam.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM umožňuje príjemcom overiť, že email, ktorý dostali, skutočne pochádza od vás a nebol zmenený počas prenosu. Podpisuje vaše emaily elektronickým podpisom, ktorý príjemca môže overiť pomocou verejného kľúča.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

DMARC kombinuje SPF a DKIM, poskytuje návod na ich použitie pri hlásení a slúži na ochranu reputácie vašej značky tým, že minimalizuje podvody a phishing cez emaily.

Záver

Pre viacero firiem a jednotlivcov sú emaily kľúčovým nástrojom na získanie nových obchodných príležitostí. Preto je nevyhnutné, aby ste sa uistili, že vaše správy majú čo najlepšiu šancu byť doručené priamo do hlavných zložiek prijímateľov. Prispôsobením predmetov emailov, používaním profesionálnych emailových adries, vyhýbaním sa prílohám a zabezpečením správneho technického nastavenia emailovej ochrany, minimalizujete pravdepodobnosť, že vaše správy skončia v spame a maximalizujete šancu úspešného obchodného kontaktu.